求人求職管理簿・手数料管理簿の書き方【記入例と保存期間の早見表】

有料職業紹介事業者は、事業所ごとに「求人求職管理簿」と「手数料管理簿」の2つを備えます（職業安定法第32条の15、施行規則第24条の7）。書く項目は業務運営要領が決めていますが、様式は自由です。紙でも Excel でもシステムでもかまいません。保存期間は、求人求職管理簿が求人・求職の有効期間の終了後2年間、手数料管理簿が手数料の徴収完了後2年間です。

迷いやすいのは、「手数料管理簿の日付は請求日か入金日か」「転職勧奨が禁止される期間の終わりの日」「6か月以内の離職をどう書くか」の3点です。この記事では、架空の事業所Aの1件の紹介を、求人管理簿・求職管理簿・手数料管理簿に通して書き込んでいきます。

下敷きにしたのは、職業安定法と施行規則（e-Gov 法令検索の現行版）、厚生労働省の業務運営要領（令和8年10月版。以下「要領」）、宮城・佐賀・山口・岡山・福島の各労働局が出している管理簿の様式と記載例です。2026年10月18日に読み直しました。

求人求職管理簿は法令上は1つの帳簿ですが、佐賀労働局や岡山労働局の様式は「求人管理簿」と「求職管理簿」の2枚に分けています。2つの様式とも求職管理簿に求人の番号（求人受理番号）を書く欄があり、どの求人に紹介したかを番号で辿れるようにしています。

どれでもかまいません。要領は、様式は「任意のものを使用して差し支えない」としています。決まっているのは書く項目のほうです。労働局の様式から列を減らすと、その項目の記載が漏れます。

電子データで持つ場合は、ファイルとして保存し、必要なときにすぐ画面に出して印刷できる状態にしておきます（要領 第7の6(3)）。紙の帳簿をスキャンして保存する方法も認められています。

立入検査で見られる帳簿として、要領が最初に挙げるのがこの2つです（要領 第11の5）。作っていない、事業所に置いていない、中身が虚偽の場合は30万円以下の罰金の対象で（法第66条第6号）、許可の取消しや事業停止の理由にもなります（法第32条の9）。

数字と名前はすべて説明用の架空のものです。

事業所A：2026年10月1日に許可。届出制の手数料表で、求人企業から手数料を受け取っている。

同じ求人者から同じ日に複数の求人を受け、受付が同時でなかったときは、その旨も書きます。⑦と⑧は、求人の申込みで伝えられた「変更の範囲」まで書かなくてもよいとされています。⑩を書くときは、賃金が地域の最低賃金を下回っていないかも見ておきます（いずれも要領 第7の6(3)イ）。

⑦の求人者名は、同じ会社から求人が複数あるとき、どの求人か分かるように書きます。④に希望の順位を残しておくと、事業報告書で「希望順位がいちばん高い職種」に数えるときに迷いません（要領 第7の7(4)）。

有効期間は、求人も求職も「ある場合は書く」項目です。ただ、期間を決めておかないと、3月31日時点で有効だったかどうかを後から判断しにくくなります。有効期間を設けるなら、受付のときに相手へ説明しておきます（要領）。

求人管理簿の⑪と求職管理簿の⑦は、同じ紹介を両側から書く欄です。

紹介によって無期雇用で就職した人には、就職から2年間、転職を勧めてはいけません（要領 第9の5(4)イ）。管理簿に書く期間は「採用年月日から、2年後の応当日の前日まで」です。12月1日採用なら11月30日で終わります。佐賀労働局の記載例も、R6.6.1採用に対してR8.5.31としています。

離職状況は、次のどちらかで書きます（要領 第7の6(3)イ）。

• (a) 6か月以内に辞めたか（解雇は除く）。分からなかったときはその旨。あわせて、調べた日と調べ方
• (b) 6か月以内に辞めたことで、返戻金制度による返金をしたかどうか

(a) で書く場合は、雇用主に問い合わせます。要領には、雇用主あての確認文の例（様式例第6号）が載っています。(b) は、返戻金制度で手数料を免除した人数で数える場合の書き方で、雇用主への調査は要りません（施行規則第24条の8第6項）。

他社と業務提携して紹介したときは、取扱状況と離職状況を誰が書くかを提携先と決め、その一者が書きます（要領 第9の7(9)）。企業説明会で集めただけで、求人・求職の申込みに至っていない情報は、管理簿に書かなくてかまいません（要領 第7の6(1)）。

理論年収は、手数料表で使う見込みの年収です。

②は入金のあった日です。請求書を出した日や入社日ではありません。1件の手数料を分けて受け取ったら、入金ごとに行を分けると、入金日がそのまま残ります。

④の消費税について、佐賀・山口・福島の各労働局の記載要領は、消費税を受け取っているなら税込みで書くとしています。福島労働局の記載例は、税込みか税抜きかを明記するよう添えています。⑤に税抜きの額と消費税を分けて書いておくと、あとで事業報告書の数字と照らすときにも迷いません。

⑤は、宮城・山口労働局の記載例にならって、計算式の形で書くと見返しやすくなります。誰の紹介の手数料かも、ここか備考に書いておきます。第二種特別加入保険料（家政婦（夫）紹介に関わる労災保険料）を受け取っている事業者は、その額を一般の手数料と分けて書きます（要領 第6の1(6)）。多くの人材紹介会社には関係しません。区分の方法は要領 第6の5にあります。

毎年4月に出す職業紹介事業報告書の数字は、ほとんどがこの2つの帳簿から拾えます。宮城労働局の記載例は、報告書に計上する欄を網掛けにして「随時点検すること」と添えています。

労働局が誤りの例として挙げたものではなく、要領の記載事項と照らして抜けやすいものを並べました。

• 手数料管理簿の日付に、請求日や入社日を書いている
• 求人者の名称が本社名だけで、採用選考をした支店や工場が分からない
• 有効期間が終わったのに、終了の記録をしていない
• 不採用になった紹介を記録していない
• 転職勧奨が禁止される期間を「2年後の同じ日まで」にしている（正しくは前日まで）
• 離職状況を (a) で書いているのに、調べた日と調べ方がない
• 手数料の額だけで、算出の根拠がない
• 事業所が2つあるのに、本社の1冊で済ませている

2年は職業安定法上の期間です（要領 第7の6(4)）。請求書や入金の記録は、法人なら税法上、原則7年の保存が別に要ります（国税庁 タックスアンサー No.5930）。手数料管理簿と請求書を1つのファイルにまとめている場合は、長いほうに合わせて残します。

次の3つは、確認した資料に答えがありませんでした。迷ったら、主たる事務所を管轄する都道府県労働局（以下「管轄の労働局」）に聞いてください。

• 有効期間を決めていない求人・求職で、保存期間の2年をいつから数えるか
• 返戻金（返金）を手数料管理簿にマイナスの行として書くべきか
• 事業報告書の6欄の手数料を、税込みと税抜きのどちらで書くか

Q. 1つの求人に3人を紹介しました。行はどう分けますか。
A. 決まりはありません。様式が自由なので、紹介ごとに行を分けても、1行に3人を並べてもかまいません。採否と採用年月日が人ごとに読み取れることが条件です。

Q. 有期の契約で就職した人にも、転職勧奨の禁止期間を書きますか。
A. 書く対象は無期雇用就職者です。転職を勧めてはいけないのも、期間の定めのない契約で就職した人に限られます（要領 第9の5(4)イ）。

Q. Excel の管理簿を労働局に出す必要はありますか。
A. 定期的に出す書類ではありません。事業所に備えておき、立入検査などで求められたら見せます。第二種特別加入保険料を受け取った場合の写しの添付は例外です。