メールで候補者を取り込む

日々のスカウト返信や応募通知を手入力せずに済むよう、スカウト媒体からの通知メールを ROSTER の専用アドレスへ転送すると、AI が内容を読み取って「取込キュー」に積みます。承認するまで候補者としては登録されません。

媒体（スカウトサービス・求人サイト）側の通知先は今のままで構いません。いつも通知メールを受け取っているメールソフト（Gmail や Outlook）で、媒体からのメールだけを ROSTER の専用取込アドレスへ自動転送します。どの媒体でも手順は同じで、媒体の管理画面が変わっても影響を受けません。

1. 取り込み画面の「メール取込」タブを開き、専用取込アドレス（in-xxxxxxxx@roster.co.jp の形式）を「コピー」します。
2. 下の「Gmail の場合」または「Outlook / Microsoft 365 の場合」の手順で、媒体からのメールをこのアドレスへ自動転送します。
3. 転送されたメールは自動で読み取られ、取込キューに積まれます。

媒体の管理画面で通知先のメールアドレスを追加できる場合（Green など）は、そこに専用取込アドレスを足しても取り込めます。

添付ファイル（履歴書・職務経歴書）は取り込まれません（ファイル名だけ記録します）。

パソコンのブラウザで Gmail を開いて操作します（スマートフォンのアプリでは転送の設定ができません）。

1. 転送先として専用取込アドレスを登録する

1. Gmail の右上の歯車（設定）を押し、「すべての設定を表示」を押します。
2. 上に並ぶタブから「メール転送と POP/IMAP」を押します。
3. 「転送先アドレスを追加」を押し、専用取込アドレスを貼り付けて「次へ」→「続行」→「OK」を押します。
4. Google から専用取込アドレス宛に確認メールが届きます。数十秒ほどで、ROSTER の取込キューに「転送の確認（Gmail）」という行が表示されます。
5. その行の 2 行目に出ている確認コード（数字）を、Gmail の同じ画面の入力欄に入れて「確認」を押します。または、行の右端の「確認用リンクを開く」を押して、開いた Google の画面で転送を許可します。
6. 確認が済んだら、取込キューの「転送の確認（Gmail）」の行は「…」→「破棄」で消して構いません。

ここではまだ「受信メールを次のアドレスに転送」を選ばないでください。選ぶと、媒体以外のメール（社内の連絡など）もすべて ROSTER に届いてしまいます。

2. 媒体からのメールだけを転送するフィルタを作る

1. Gmail 上部の検索欄の右端にある「検索オプションを表示」を押します。
2. 「From」に媒体の通知メールの差出人アドレスを入れます（例: @bizreach.jp。実際の差出人は、届いている通知メールの差出人欄でご確認ください）。
3. 「フィルタを作成」を押します。
4. 「次のアドレスに転送する」にチェックを入れ、専用取込アドレスを選びます。
5. 「フィルタを作成」を押して完了です。媒体が複数ある場合は、媒体ごとに 2〜5 を繰り返します。

うまくいかないとき

• 取込キューに「転送の確認（Gmail）」が出ない: 取り込み画面の「メール取込の状態」を確認してください。確認コードが見当たらない場合は、Gmail の「メール転送と POP/IMAP」で「確認メールを再送信」を押してください。
• 会社の Google Workspace をお使いの場合、管理者が自動転送を止めていることがあります。「転送先アドレスを追加」が押せない・転送されない場合は、Google Workspace の管理者にご確認ください。

ブラウザ版の Outlook（Outlook on the web）または新しい Outlook で操作します。

1. 右上の歯車（設定）を押します。
2. 「メール」→「ルール」を押します。
3. 「新しいルールの追加」を押し、ルールの名前（例: 媒体の通知を ROSTER へ）を入れます。
4. 条件で「差出人」を選び、媒体の通知メールの差出人アドレスを入れます。
5. アクションで「転送先」を選び、専用取込アドレスを入れます。
6. 「保存」を押して完了です。

Outlook の転送には確認メールはありません。保存した時点から転送が始まります。

会社の Microsoft 365 の場合の注意: 社外への自動転送は、初期設定で止められていることが多いです（送った側に「配信できませんでした」というメールが返ってくることがあります）。その場合は、情報システムのご担当者に「ROSTER の取込アドレス（@roster.co.jp）への自動転送を許可してほしい」と依頼してください。

専用取込アドレスが外部に漏れた場合は「再発行」を押してください（オーナー・管理者のみ）。以後、古いアドレス宛のメールは取り込まれなくなります。再発行から 2 週間は、アドレスの下に「再発行しました」というお知らせが表示されます。Gmail・Outlook の転送先（Gmail は転送先の確認もやり直し）を新しいアドレスに登録し直してください。

同じ差出人から 1 時間に 10 通を超えてメールが届いた場合、超えた分は自動の読み取りを行わずに取込キューに残します（行の 2 行目に「短時間に多くのメールが届いたため、自動の読み取りを行いませんでした」と表示されます）。組織全体でも 1 時間に 30 通・1 日に 200 通を超えた分は同じ扱いです。あとから自動で読み取り直すことはないため、その行は「編集」から内容を入力して取り込むか、不要なら「破棄」してください。今月の AI 生成の上限に達している場合も、同じく読み取りを行いません。

• 抽出結果は AI によるドラフトです。氏名・連絡先などを確認し、「承認」を押してはじめて候補者として登録されます。
• AI の確度が 70% 未満の行には「要確認」が付き、一括承認の対象から外れます（しきい値は 設定 > AI で変更できます）。確度 70% 以上の行はまとめて承認できます。
• 「編集」から内容を直してから承認できます。氏名が抽出できていない行は、氏名を入力しないと承認できません。
• 性別は、メールに書かれているとき、または名前（名）からほぼ確実（目安 90% 以上）に判断できるときだけ入ります。「蒼」「葵」のように男女どちらにも使われる名前は空欄（未回答）のままです。編集画面で直せます。
• 「破棄」を押すとキューから外れます（候補者は作られません）。

候補者やご担当者へ自分のメールソフトから送ったメールも、手を動かさずに活動記録へ残せます。

1. 取り込み画面の「メール取込」タブ（または 設定 > 連携）で、送信メールの記録用アドレス（bcc-xxxxxxxx@roster.co.jp の形式）をコピーします。専用取込アドレスとは別物なのでご注意ください。
2. 候補者・企業のご担当者へメールを送るとき、このアドレスを BCC に入れます。
3. 数秒で、宛先の候補者・ご担当者の活動記録に「送信メール」として件名と本文の冒頭が残ります。

ROSTER の画面からメールを開いたとき（候補者ドロワーの「メールソフトで開く」、メールアドレスのリンク、スマホの「メール」ボタンなど）は、この BCC が自動で入ります。自動で入れたくない場合は 設定 > AI の「送信したメールの自動記録」を OFF にしてください（OFF にしても、ご自身で BCC に入れて送ったメールは記録されます）。

• 差出人が ROSTER に参加しているメンバーであること。 記録用アドレスは BCC 欄に書くため外部の方の目に触れることがありますが、メンバー以外から届いたメールは記録されません。
• 宛先（To・Cc）のメールアドレスが、登録済みの候補者または企業のご担当者と一致すること。

宛先が誰とも一致しなかったメールは、取り込み画面の「宛先不明の送信メール」に溜まります。「紐付ける」から候補者・企業（ご担当者）を選ぶと活動記録が作られ、不要なら「破棄」できます。

• 添付ファイルは保存されません（本文の冒頭のみ記録します）。
• 受信したメール（候補者からの返信）は自動記録されません。返信を残したい場合は、その返信を専用取込アドレスへ転送してください。
• 記録用アドレスと専用取込アドレスは同じ合言葉でできているため、「再発行」を押すと両方が同時に変わります。再発行したら、メールソフトのアドレス帳に登録した記録用アドレスも入れ替えてください。

メール取込タブの「メール取込の状態」に、メールを受け取れる状態かが表示されます。「受け取れる状態です」以外のときは受信が働いていません。うまく取り込めないときは、まずここを確認してください。

現時点では未対応の点にご注意ください。 メールに添付された履歴書・職務経歴書は自動では取り込まれません（ファイル名のみ記録されます）。書類から候補者を登録したい場合は、履歴書・職務経歴書から候補者を登録する の方法をお使いください。

• スプレッドシート／Excel から候補者を移行する
• 履歴書・職務経歴書から候補者を登録する
• 候補者・企業・求人の登録と編集