Excel の候補者管理から CRM に移すとき、最初に決める 5 つのこと

候補者が数十名を超えたあたりから、Excel やスプレッドシートでの管理が厳しくなってきたという声をよく聞きます。よくある困りごとは、だいたい次の3つです。

• 同時編集で「どれが最新か」が分からなくなる。担当者ごとにファイルのコピーができてしまい、後から気づくと連絡履歴が食い違っている。
• 候補者・企業・求人・選考の関係を表しきれない。1人の候補者が複数の求人に応募すると、行を増やすかシートを分けるかで管理方法が担当者ごとにばらつく。
• 検索や絞り込みに時間がかかる。列が増えるほどフィルタの設定が複雑になり、「今どの候補者に連絡すべきか」を出すのに毎回手間がかかる。

CRM（候補者・企業・求人・選考をまとめて管理するシステム）へ移すこと自体は難しくありませんが、移す前に決めておかないと後から手戻りになりやすい論点が5つあります。順番に説明します。

移行期間中は、Excel と CRM の両方にデータがある状態がしばらく続きます。このとき「更新はどちらに書くか」を決めておかないと、2つのファイルの内容がずれていきます。おすすめは、移行を始めた日から、新しい情報は必ず CRM 側に書くと決めてしまうことです。Excel 側は「移行前の記録」として参照専用にし、更新を止めます。担当者が複数いる紹介会社ほど、この線引きを最初の日に全員へ伝えておくことが効きます。

Excel のステータス列は、担当者ごとに書き方が微妙に違っていることがよくあります。「書類選考中」「書類選考」「書類」のように表記ゆれがあると、後から件数を数えるだけでも一苦労です。CRM に移す前に、社内で使うステージを5〜8段程度に決めておくと運用が安定します。例えば「応募受付・書類選考・一次面接・最終面接・内定・入社・見送り」のように、実際の選考の流れに沿った言葉で決めておくと、担当者が変わっても迷わず使えます。細かく分けすぎると更新が追いつかなくなるので、最初は少なめの段数から始めて、必要なら後で増やす方が現実的です。

Excel には、何年分もの候補者情報が蓄積されていることが多いですが、すべてをそのまま移す必要はありません。「連絡が取れなくなって1年以上経つ候補者」や「同一人物の重複行」は、移行のタイミングで整理しておくと、CRM 側での検索や連絡先管理がすっきりします。一方で、過去に選考へ進んだ記録や連絡履歴は、次に同じ候補者から連絡があったときの判断材料になるため、残しておく価値があります。「何を捨てるか」を決めるのは意外と時間がかかるので、移行の少し前から候補者リストを見直しておくと当日の作業が早く終わります。

一度にすべてのデータを移そうとすると、途中で不具合に気づいたときの手戻りが大きくなります。まず企業と求人を先に登録し、次に候補者、最後に進行中の選考という順番で移すと、あとの表が前の表を参照できるので迷いが少なくなります。また、移行してすぐに Excel を廃止するのではなく、1〜2週間ほど両方を見比べながら運用する「並走期間」を設けておくと、移し忘れや対応づけの誤りに気づきやすくなります。